テレワークが始まって数ヶ月が過ぎました。
スタテクはシステムエンジニア・Webデザイナー中心の組織なので、もともとリモート勤務体制が整っていたことは以前もお伝えしましたが、組織はその職種だけでは成り立ちませんよね。

組織を支えている部署はズバリ「管理部」
管理部は経理・人事・総務などいわゆるバックオフィス職です。
一般的に管理部はテレワークへの移行が難しいと言われていますが、スタテクでは他職種と同じように、以前から業務のリモート化を進めていました。

そこで今回は、スタテク管理部のテレワークが円滑に行われている秘訣を紹介します!

クラウドツールの活用

契約書は製本して押印、請求書は印刷して郵送など、紙でやりとりをされている企業様も多いのではないでしょうか。
スタテクではクラウドツールを利用し、会社にいなくともクライアントへ必要書類を送付できるようにしています。

例えば契約書の締結はクラウドサイン、請求書の発行はマネーフォワードクラウドを利用しています。

クラウドサインでは署名捺印の代わりに電子署名が可能なので、クライアントに押印や郵送手配をしてもらう必要もなく、契約締結作業が非常にスムーズです。

※クライアントによっては紙の契約書が必須な場合もありますので、そのような場合は紙での対応もしています。

勤怠管理システムは自社オリジナル

労務管理や給与明細の発行はクラウドツールのSmartHRを利用し、こちらも場所を問わずに業務が可能です。

また、勤怠管理システムは当社エンジニア陣が開発したものを使用しており、オリジナルツールとクラウドツールを組み合わせることにより自社に適した労務管理が可能となっています。

例えばこの勤怠管理システムでは組織図を管理し、組織図上の上長に勤怠の申請ができたり、プロジェクトごとの工数管理もできるようになっています。

このようなオリジナルのシステムを開発できるのがエンジニアがいる組織の強みですね。
もちろん勤怠管理システム開発のご依頼も可能ですので、気になる企業様はぜひご相談ください!

電子証明書は持っているととにかく便利

さまざまな届出をオンラインで申請できるように、電子証明書を取得しておくことも重要です。
先ほど紹介したSmartHRには電子証明書を登録し、従業員の社会保険・雇用保険の手続きに利用しています。
また、源泉所得税の納付は国税電子申告・納税システム「e-Tax」を、住民税の納付には地方税納税システム「eLTAX」を利用していますが、こちらも同じく電子証明書が必要です。

他にもオンライン申請ができる手続きはたくさんあり、最近事務所の移転をしたスタテクですが、各行政への住所変更手続きはほぼオンライン申請で対応しました。

オンライン申請のメリットはリモートで対応できることだけではありません。
まずひとつめに書類に手書きをしなくていいこと。書き損じた時のショックは皆さん味わったことがあるのではないでしょうか…(笑)
次に、押印する作業がないこと。急いでいるのに責任者が席を外していて押印してもらえない!ということも、オンライン申請ならパソコンがあればどこにいても対応することができます。
でも、なんといっても一番のメリットは、銀行や年金事務所、ハローワークなどへ赴く必要がない、ということです。
大切な書類や通帳を持ち歩くことは紛失・盗難のリスクを考えると気を遣いますよね。
また移動時間や窓口に並ぶ時間が無くなります。これらはルーチンワークとして定期的に発生する業務なので、年間を通してみると大幅な工数削減になります!

管理部メンバーの自宅環境を整える

書類の内容を確認したり郵送物の共有をするために印刷やスキャンが必要なこともあります。
そのためプリンターやスキャナー、シュレッダーなどが自宅に用意されていると、より円滑に業務が進みます。
これまでも状況に応じてテレワークは実現していたのですが、今回の新型コロナウイルスの影響で全面的にテレワークへの移行が必要になったので、自宅に業務環境が整っていないメンバーには小型のスキャナーを貸与しました。
メンバーがテレワークに必要な機器を持っていない場合は、最低限業務に必要なものは揃える必要がありますね。

テレワークではやはり情報セキュリティの面が気になるところかと思いますが、スタテクはISMSの認証を取得していますので、クライアント様に安心していただけるポイントかと思います。

 

スタートアップテクノロジーではこのように、ビジネスのご相談からプロダクト開発・デザイン、そして契約などの全てにおいてオンライン対応が可能です。
リモートでの開発を検討されている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください!

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